Si algo tienen en común todos los negocios y empresas son las facturas. Todos recibimos facturas de nuestros proveedores y emitimos a nuestros clientes, por este motivo es muy importante mantenerlas muy bien organizadas. Debemos establecer un procedimiento que nos permita saber que hacer cada vez que recibamos o emitamos una factura. Seguir siempre los mismos pasos nos permitirá saber donde esta cada factura, sin importar quien la haya recibido en la empresa porque si todos siguen los mismos pasos no se perderá ninguna y además la facturación estará actualizada.
Para ello te voy a dar unos consejos muy sencillos para que puedas tenerlo todo bien organizado. A lo mejor algunos de los consejos ya los sabias pero puede que otros te sorprendan. Mi amplia experiencia en diferentes oficinas me han hecho aprender métodos para tener bien organizadas las facturas.
Ahora toma lápiz y papel o bien haz una captura de pantalla a los siguientes consejos.
1. Carpetas de facturas. Debes tener una carpeta con el nombre del año en el que estemos trabajando y dentro de ella, una capeta por cada trimestre, dentro de cada trimestre una con cada mes y dentro de cada mes una de facturas emitidas y otra de recibidas. En la siguiente imagen lo podrás entender mejor.
2. Guárdalas siempre en PDF. Mi consejo es que guardes las facturas en PDF, tanto las emitidas como las recibidas. Si las recibes en papel, escanéalas y guárdalas en PDF siempre con el mismo formato de nombre.
3. Nombra el archivo de la factura siempre de la misma forma. Por ejemplo, las facturas emitidas puedes nombrarlas por el nombre del cliente y la fecha o por el número de factura si te es más cómodo. Con las recibidas sigue el mismo procedimiento. Al hacer esto siempre es más fácil encontrarlas y detectar si te falta alguna. En la siguiente imagen te muestro como lo hago yo por si te sirve de ayuda, se trata de una factura de compra y pongo el nombre del proveedor y la fecha de la factura.
4. Haz una lista de facturas que suelas recibir o emitir de forma regular. Por ejemplo, si sabes que todos los meses pagas el recibo del alquiler del local, añádela a la lista y así podrás comprobar todos los meses si te falta alguna factura. También puedes seguir este procedimiento con las facturas emitidas y de esta forma podrás llevar un control exhaustivo de tus facturas.
5. Crea una carpeta que se llame “Facturas pendientes de archivar”. A veces estamos demasiado ocupados para gestionar las facturas de manera regular, si las vamos archivando en una carpeta, cuando tengamos un hueco podremos gestionarlas todas a la vez. Pero debes recordar hacer un hueco en tu agenda para realizar esta tarea y no posponerla mucho tiempo.
6. Crea una capeta en tu gestor de email de “Facturas”. En esta carpeta puedes ir guardando todas las facturas que recibes mediante el correo electrónico y si pierdes alguna la podrás encontrar en esta carpeta fácilmente.
7. Haz una copia de seguridad de la carpeta de Facturas. Te recomiendo que hagas una copia de seguridad para que no pierdas nada, ya que tienes la obligación de guardar tus facturas durante 4 años. Puedes guardarla en una nube o en una memoria extraíble.
8. Sube las facturas de forma regular a la plataforma de tu asesoría. Todos sabemos que hay unos plazos para facilitar las facturas a tu asesor para que pueda elaborar los impuestos en tiempo y forma, así que ve enviando tus facturas de forma regular que luego vienen las prisas.
9. Delega esta tarea en tu Asistente Virtual. Si todo esto te parece una tarea muy pesada y aburrida puedes delegarla en tu asistente virtual. La facturación roba mucho tiempo a los autónomos y pequeñas empresas, así que delegarla es una idea fantástica. Puedes pasarle a tu asistente la carpeta que has creado en el punto 5 “Facturas pendientes de archivar” y así tu asistente virtual podrá gestionarlas en tiempo y forma y tu podrás dedicarte a las tareas más importantes de tu negocio.
También existen aplicaciones para crear y gestionar facturas, contabilidad, etc. Yo te recomiendo HOLDED que se trata de un software CRM en la nube para pequeñas empresas. En el siguiente enlace podrás encontrar más información https://www.holded.com/es
Espero que estos consejos te hayan ayudado a gestionar mejor tu facturación. Ya sabes que puedes delegar esta tarea de forma fácil y sencilla. Puedes contactar con ASISTUAL en el siguiente enlace https://asistual.com/contacto-asistual-asistente-virtual/
Ahora cuéntame en comentarios como gestionas tú las facturas.
¡Nos vemos en el siguiente post!
Muy buenos consejos!! Siempre es un lío el tema de las facturas y es muy fácil perder la organización. Lo has explicado muy bien y sencillo, gracias! 🤩
Muchas gracias Sofía por comentar. Me alegro mucho de que te haya servido de ayuda. Un saludo.