Hoy vengo a hablarte de un tema que a todos nos lleva de cabeza “la bandeja de entrada”. El email es algo básico y necesario para nuestros negocios pero si no lo gestionamos de la manera correcta puede ser un autentica caos.
¿Quién no ha llegado un lunes y se ha encontrado la bandeja de entrada llena de mensajes? Esto nos ocurre a todos y debemos establecer un orden y una metodología para que nuestro día a día no sea una completa locura.
La gestión de la bandeja de entrada de nuestro email es muy sencilla si sabes cómo hacerlo, así que voy a darte algunos tips para conseguir el ansiado “INBOX 0”.
Lo primero y más importe es establecer en qué momento se va a revisar el email. Debes establecer un horario para atender exclusivamente el correo eléctrico y además, debes comunicárselo a tus clientes. No podemos permitir que el email nos interrumpa continuamente porque esto hará que no podamos concentrarnos en la tarea que estemos realizando y nuestra productividad será menor.
El horario del email deberás establecerlo tú según las necesidades de tu negocio. Yo suelo atender el correo a primera y a última hora porque de esta forma veo que emails han entrado nuevos, lo respondo y al final de la jornada veo si el cliente me ha contestado. De esta forma cuando termina mi jornada mi bandeja de entrada queda vacía.
Como he comentado antes debes comunicar este horario a tus clientes para que sepan cuando les vas a responder. Ahora te preguntaras que hacemos si llega un email que necesita una respuesta urgente, pues muy sencillo; debemos establecer un método de comunicación urgente con tu cliente como puede ser Whatsapp, Slack o una llamada de teléfono. Tienes que conseguir que tu cliente entienda que tu tiempo es tan importe como el suyo y que siguiendo este método conseguirás estar al 100% en otras tareas que el mismo te pueda delegar, el se sentirá mejor al saber que has establecido un horario y sabrá en qué momento va a obtener una respuesta.
Ahora te voy a explicar cómo vamos a organizar la bandeja de entrada.
El email debe estar organizado por carpetas o etiquetas que nos permitan clasificar el correo que nos llega, de esta manera podremos tener la bandeja de entrada despejada y saber que correos entran nuevos. Una idea de carpetas puede ser:
- Por cliente
- Por tema
- Facturas
- Newsletter
- Pendientes
- Cursos
Esto son solo algunas ideas, todo dependerá del negocio al que te dediques y si utilizas también el correo para uso personal, cosa que no aconsejo, debemos separar el trabajo de lo personal.
Cuando recibimos un email debemos hacernos ciertas preguntas para poder clasificarlo:
- ¿Qué tipo de mensaje es? Publicidad, trabajo, Newsletter, etc. Dependiendo del contenido tendremos que actuar de una manera u otra, si es publicidad y no nos interesa lo eliminaremos directamente, si es de trabajo debemos ver cómo proceder con el mensaje, si es una Newsletter que te interesa puedes leerla en otro momento con más tranquilidad y para ello la archivaremos su correspondiente carpeta.
- ¿Cuánto tiempo voy a tardar en contestar? Si vas a tardar menos de 2 minutos en contestar, es el momento de responder ese email y archivarlo. Si crees que vas a necesitar más tiempo puedes guardarlo en carpeta de “pendientes” para responder posteriormente.
- ¿Puedo delegarlo? Si es algo que no tienes que responder personalmente, lo ideal es que lo delegues. De esta forma aliviaras tu carga de trabajo y el asunto quedará en buenas manos.
- ¿Se puede archivar? Hay emails que simplemente son para archivarlos, por ejemplo una respuesta a un cliente dando por finalizado un tema, una factura de compra, una confirmación de una reunión programada, etc.
El objetivo es clasificar todo lo que entra en tu bandeja de entrada, darle solución si es algo rápido o aplazarlo si requiere que le dediquemos más tiempo.
Si quieres saber más información sobre cómo organizar tu bandeja de entrada o directamente quieres olvidarte del tema y delegarlo, puedes contactar conmigo aquí.
Además si te interesa el tema de organización de bandejas de entrada te recomiendo el libro “Productividad Personal” de José Miguel Bolívar. Aquí tienes un enlace para comprarlo si te interesa.
Espero que estos consejos te hayan ayudado y que los pongas en práctica.
Ahora cuéntame si tienes algún secreto para conseguir el INBOX 0 que no haya mencionado.
Un abrazo.