Los negocios están en continua evolución y para conseguir que sean eficientes y productivos es fundamental que tengamos documentados todos los procesos que se llevan a cabo en el negocio.
Comenzaremos explicado de forma resumida que es la documentación de procesos; se trata de describir de manera clara y detallada todas las tareas y actividades que se realizan en una empresa.
Para que lo entiendas de forma más sencilla, vamos a ver un ejemplo con una tarea que suelen tener muchos emprendedores como puede ser facilitar las facturas al asesor a final de mes. Estos son los pasos que se suelen llevar a cabo para realizar dicha tarea:
- Buscar las facturas en email, ordenador, papel, etc.
- Reclamar las facturas que te falten.
- Si tu negocio es digital, tendrás que escanear las facturas que tengas físicas.
- Renombra las facturas para poder localizarlas fácilmente (Aquí te dejo un post sobre cómo organizar las facturas por si te puede ayudar)
- Ordenar las facturas en las carpetas correspondientes (gastos, ingresos, trimestre, mes, etc)
- Registrar el importe de las facturas en tu contabilidad interna.
- Enviar las facturas al gestor en tiempo y forma.
Estos serían los pasos a seguir para enviar las facturas al gestor o asesor, como has podido observar, este es un proceso que tiene diferentes pasos que hay que seguir y si te das cuenta, esta tarea se repite de forma mensual o trimestral. Lo más adecuado sería tener registrado como realizamos este proceso porque en caso de ampliar equipo, estaría todo registrado y la persona nueva sabría perfectamente cómo se realiza esta tarea. Con la documentación de este proceso ahorraríamos tiempo y dinero, con la ventaja de que la persona que lo haga tiene las ordenes claras y lo hará igual que tu.
Pero para que realmente esto funcione, debes anotar como se realiza el proceso de forma detallada, siguiendo con el ejemplo anterior en el paso 1 debes registrar qué facturas debemos buscar, dónde se encuentran, como se descargan, etc para que cualquier persona de tu equipo sepa cuáles son las facturas que necesita y como obtenerlas.
Y ahora te preguntaras, ¿Dónde anotamos la documentación de procesos? Pues la respuesta depende de tu organización, tu nivel del manejo de herramientas digitales y lo que te quieras complicar, mi consejo es hacerlo siempre de manera sencilla e intuitiva y sobre todo que sea una herramienta con la que te encuentres cómodo/a y sepas manejar. No hace falta volverse locos buscando una herramienta top porque si tienes que aprender a manejarla, puede que te quedes en el camino y te de pereza seguir documentando los procesos.
Aquí te dejo varias ideas de cómo documentar los procesos de tu empresa:
- Puedes documentar los procesos de forma escrita en un simple documento de Word o documento de Google dentro de una carpeta donde estén todos los procesos de tu empresa documentados para encontrarlos de forma fácil y sencilla. Recuerda ayudarte creando enlaces a las páginas a las que hagas referencia. También puedes acompañar ese documento con un video donde expliques de forma detallada el proceso.
- Notion: esta herramienta es perfecta para la documentación de procesos. Si dominas Notion, podrás realizar esta tarea de forma ordenada y estructurando los procesos.
- Lucidchart: este software te permitirá documentar los procesos de una forma muy visual. Puedes crear documentos de flujo, organigramas, esquemas, mapas mentales, etc.
Una vez documentados los procesos, debes tener en cuenta que siempre deben estar actualizados y si realizas algún cambio en la gestión de algunas tareas, debes volver a actualizar este documento.
Recuerda que la documentación de procesos debe ser accesible y comprensible, además si tienes equipo es importante involucrarlo en la creación de la documentación de procesos para tener una visión más completa de este proceso.
Si no tienes equipo, es interesante comenzar a documentar tus procesos antes de tener un gran volumen de trabajo para que cuando necesites ayuda lo tengas todo bajo control. Si no sabes por dónde empezar puedes buscar un asistente virtual especializado que te ayude en este proceso, es una buena forma de que conozca el interior de tu negocio y así poder delegar cualquier tarea llegado el momento.
Cuando tengas todos los procesos documentados, observa si hay alguna tarea que se suela repetir porque probablemente se pueda delegar, si necesitas ayuda puedes contactar con ASISTUAL aquí.
Espero haberte ayudado, si tienes cualquier duda o sugerencia puedes dejarla en comentarios.
Un abrazo.